Materi Surat Menyurat Lengkap

Bahasa Indonesia - Selamat datang, pada laman ini admin bakal membahas seputar surat menyurat.

Surat Dinas Pengertian, Fungsi, Kriteria, Dan Bagian-Bagiannya.

Pengertian
Surat yakni salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menunjukkan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).

Naskah Dinas yakni informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Tata Naskah Dinas yakni pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan.


Fungsi surat dinas

• Surat Dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
• Surat Dinas sebagai alat pengingat
• Surat Dinas sebagai bukti sejarah
• Surat Dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Kriteria surat yang baik

• Surat Dinas sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku.
• Surat Dinas sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang, semoga penerima surat tidak bosan saat membaca.
• Surat Dinas ebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif semoga mampu dipahami secara tepat sesuai dengan maksud.
• Surat Dinas sebaiknya mencerminkan sikap yang sopan.
• Surat Dinas sebaiknya bersih dan rapih.

Bagian-bagian surat dinas

• Kepala surat/kop
• Tanggal surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal/pokok surat
• Alamat surat yang dituju
• Salam pembuka
• Paragraf pembuka
• Paragraf isi
• Paragraf penutup
• Salam peunutup
• Tanda tangan
• Nama jelas
• Nama jabatan
• Tembusan
• Inisial

Setiap bagian-bagian surat dinas di atas mempunyai aturan dalam penulisannya.

Hukum Penulisan Kepala Surat/Kop Surat Dinas Yang Benar

Aturan Penulisan Kepala Surat/Kop Surat Dinas

• Kepala Naskah Dinas UPT, dicantumkan lembang kementerian, nama Kementerian, nama UPT, alamat, dan garis penutup secara simetris, tanpa mencantumkan nama unit organisasi pembinanya;
• Lambang Kementerian dicetak sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0398/M/1977 dan dicetak berwarna atau hitam putih dengan ukuran tinggi 3 cm dan lebar 3 cm.
• Nama Kementerian dicetak pada baris pertama, Unit organisasi atau UPT dicetak pada baris kedua, masing-masing dicetak dengan karakter kapital;
• Unit Organisasi atau UPT, dicetak lebih tebal dari pada nama Kementerian;
• Nama Unit Kerja yang dipimpin oleh pejabat esalon II di lingkungan Unit Organisasi tidak dicantumkan pada kepala Naskah Dinas, kecuali Unit Kerja esalon II di lingkungan Unit Organisasi yang lokasinya terpisah dari Unit Organisasi induknya;
• Alamat ditulis lengkap pada baris final tanpa kependekan disertai isyarat pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada secara simetris;
• Kepala Naskah Dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal;
• Jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm;
• Penulisan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan menggunakan karakter Times New Roman 16, Unit Organisasi atau UPT menggunakan karakter Times New Roman 14, dan alamat menggunakan huruf  Times New Roman 12.

Bagian-bagian kepala surat/kop surat

1. Nama instansi atau badan
2. Alamat instansi
3. Nomor telepon
4. Nomor kotak pos
5. Faksimile dan pos-el
6. Logo

Nah, sekarang anda sudah mengerti wacana aturan penulisan kepala surat/ kop. Ternyata tidak sembarangan untuk menulis surat dinas terutama kepala surat/kop surat.

Aturan Penulisan Bagian-bagian Surat Dinas Yang Benar

1. Penulisan tanggal surat

• Tanggal surat ditulis di sebelah kiri di bawah kepala surat
• Tanggal surat dinas tidak diawali nama daerah pembuatan kecuali surat menteri 

2. Penulisan nomor surat

• Kata nomor ditulis di sebelah kiri di bawah kepala surat
• Nomor berisikan nomor urut dalam satu tahun kalender, instruksi surat dinas, dan tahun pembuatan.
• Nomor urut dalam satu tahun kalender tidak dikombinasikan dengan huruf.

3. Penulisan Lampiran surat

• Kata lampiran ditulis di bawah kata nomor dan menyebutkan jumlah lampiran
• Jumlah lampiran ditulis dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih ditulis dengan menggunakan angka arab.
• Kata lampiran tidak ditulis apabila tidak ada yang dilampirkan.

4. Penulisan hal surat

• Kata hal ditulis di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal ditulis dibawah nomor.
• Hal berisikan inti atau materi pokok surat dinas. Ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diberi tanda baca.

5. Alamat surat

• Penulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. Kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju.
• Singkatan Yth. ditulis sejajar di bawah hal.
• Nama daerah pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

6. Pencantuman alamat surat dinas

• Alamat surat dinas dicantumkan pada :

1. Sampul
2. Surat dinas

• Alamat pada sampul terdiri atas

1. Singkatan Yth.
2. Nama jabatan
3. Nama kota

• Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul/surat dinas tidak dicantumkan kata penyapa sperti bapak, ibu, atau saudara.

7. Penulisan tembusan

• Tembusan merupakan pemberitahuan kepada pihak lain atau yang terkait yang dipandang perlu mengetahui substansi Surat Dinas.
• Tembusan hanya digunakan apabila surat itu memerlukannya.
• Kata tembusan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda titik dua sejajar dengan pembuka naskah dinas dan sebaris dengan abreviasi NIP.
• Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, apabila lebih dari satu diberikan nomor urut
• Tidak didahului abreviasi Yth atau diikuti frasa sebagai laporan atau arsip.

Bagaimana? Apakah anda sudah mengikuti aturan saat membuat surat dinas? atau anda sering melakukan kesalahan!

Penggunaan Tanda Baca Sesuai Puebi (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesa)

 Sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 50 tahun 2015, EYD ( Ejaan Yang Disempurnakan ) telah berganti nama menjadi EBI (Ejaan Bahasa Indonesia). Ada beberapa pembaruan dalam EBI ( Ejaan Bahasa Indonesia ), salah satunya aturan penggunaan kata  si dan sang. Dalam EBI, kedua kata sandang ini hanya diawali karakter kapital bila diikuti kata yang merujuk kepada Tuhan atau Dewa. Contohnya kata sang dalam Sang Maha Pemurah.

Tanda baca sangat besar pengaruhnya terhadap makna sebuah kalimat. Kesalahan penggunaan tanda baca mampu menjadikan salah tafsir atau kebingungan pembaca. 

Berikut penggunaan tanda baca sesuai dengan PUEBI ( Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia )

Daftar Isi

1. Penggunaan Tanda Titik
2. Penggunaan Tanda Koma
3. Penggunaan Tanda Titik Dua
4. Penggunaan Tanda Hubung
5. Penggunaan Tanda Tanya
6. Penggunaan Tanda Seru
7. Penggunaan Tanda Petik
8. Penggunaan Tanda Kurung

  Penggunaan Tanda Titik (.)

• Tanda titik digunakan pada selesai kalimat pernyataan
• Tanda titik digunakan di belakang angka atau karakter dalam suatu bagan, ikhtisar, atau daftar.

          Catatan :

1. Tanda titik tidak digunakan pada angka atau karakter  yang sudah bertanda kurung dalam suatu perincian.
2. Tanda titik tidak digunakan pada selesai penomoran digital yang lebih dari satu angka.
3. Tanda titik tidak digunakan di belakang angka atau angka terakhir dalam penomoran deret digital yang lebih dari satu angka dalam judul tabel, bagan, grafik, atau gambar.

• Tanda titik digunakan untuk memisahkan angka jam, menit, dan detik yang menunjukkan waktu atau jangka waktu.
• Tanda titik digunakan dalam daftar pustaka di antara nama penulis, tahun, judul ukiran pena (yang tidak berakhir dengan tanda tanya atau tanda seru), dan tempat terbit.
• Tanda titik digunakan untuk memisahkan bilangan ribuan atau kelipatannya yang menunjukkan jumlah

          Catatan :

1. Tanda titik tidak digunakan untuk memisahkan bilangan ribuan atau kelipatannya yang tidak menunjukan jumlah.
2. Tanda titik tidak dipakai pada selesai judul yang merupakan kepala keterangan, ilustrasi, atau tabel.
3. Tanda titik tidak dipakai di belakang alamat peserta dan pengirim surat serta tanggal surat.

Penggunaan Tanda Koma (,) 

• Tanda koma digunakan diantara unsur-unsur dalam suatau peperincian atau pembilangan.
• Tanda koma digunakan sebelum kata penghubung, seperrti tetapi, melainkan dan sedangkan, dalam kalimat bermacam-macam setara.
• Tanda koma digunakan untuk memisahkan anak kalimat yang mendahului induk kalimatnya.

           Catatan :

           Tanda koma tidak dipakai bila induk kalimat mendahului anak kalimat.

• Tanda koma digunakan di belakang kata atau ungkapan penghubung antarkalimat, menyerupai oleh alasannya yakni itu, jadi, dengan demikian, sehubungan dengan itu, dan meskipun demikian.
• Tanda koma digunakan sebelum dan/atau sesudah kata seru, menyerupai o, ya, wah, aduh, atau hai, dan kata yang digunakan sebagai sapaan, menyerupai Bu, Dik, atau Nak, 
• Tanda koma digunakan untuk memisahkan petikan langsung dari belahan lain dalam kalimat.

           Catatan :

1. Tanda koma tidak dipakai untuk memisahkan petikan langsung yang berupa kalimat tanya, kalimat perintah, atau kalimat seru dari belahan lain yang mengikutinya.

• Tanda koma digunakan di antara : nama dan alamat, bagian-bagian alamat, tempat dan tanggal, serta nama tempat dan  wilayah atau negeri yang ditulis berurutan.
• Tanda koma digunakan untuk memisahkan belahan nama yang dibalik susunannya dalam daftar pustaka.
• Tanda koma digunakan di antara bagian-bagian dalam catatan kaki atau catatan akhir.
• Tanda koma dai pakai di antara nama orang dan abreviasi gelar akademis yang mengikutinya untuk membedakannya dari abreviasi nama diri, keluarga, atau marga.
• Tanda koma digunakan sebelum angka desimal atau di antara rupiah dan sen yang dinyatakan dengan angka.
• Tanda koma digunakan untuk mengapit keterangan tambahan atau keterangan aposisi.
• tanda koma mampu digunakan di belakang keterangan yang terdapat pada awal kalimat untuk menghindari salah baca/salah pengertian.

 Penggunaan Tanda Titik Dua (:)

• Tanda titik dua digunakan pada selesai sebuah pernyataan lengkap yang diikuti pemerincian atau penjelasan.
• Tanda titik dua tidak digunakan bila perincian atau penjelasan itu merupakan perhiasan yang mengakhiri pernyataan.
• Tanda titik dua digunakan sesudah kata atau ungkapan yang memerlukan pemerian.
• Tanda titik dua digunakan dalam naskah drama sesudah kata yang menunjukan pelaku dalam percakapan.
• Tanda titik dua digunakan di antara (a) jilid atau nomor dan halaman, (b) Surah dan ayat dalam kitab suci, (c) judul dan anak judul suatu karangan, serta (d) nama kota dan penerbit dalam daftar pustaka.
  

Penggunaan Tanda Hubung (-)

• Tanda hubung digunakan untuk menandai belahan kata yang terpenggal oleh pergantian baris.
• Tanda hubung digunakan untuk menyambung unsur kata ulang.
• Tanda hubung digunakan untuk menyambung tanggal, bulan, dan tahun yang dinyatakan dengan angka atau menyambung karakter dalam kata yang dieja satu-satu.
• Tanda hubung mampu digunakan untuk memperjelas relasi belahan kata atau ungkapan.
• Tanda hubung digunakan untuk merangkai :

1. se- dengan kata berikutnya yang dimulai dengan karakter kapital (se-Indonesia, se-Sulawesi Utara);
2. ke- dengan angka (peringkat ke-2)
3. angka dengan -an (1885-an)
4. kata atau imbuhan dengan abreviasi yang berupa karakter kapital (hari-H, sinar-X, ber-KTP) dsb.
5. kata dengan kata ganti Tuhan (ciptaan-Nya, atas rahmat-Mu)
6. huruf dengan angka (D-3, S-1, S-2); dan
7. Kata ganti -ku, -mu, dan -nya dengan abreviasi yang berupa karakter kapital (KTP-mu, SIM-nya) dsb.

         Catatan :

1. Tanda hubung tidak dipakai di antara karakter dan angka bila angka tersebut melambangkan jumlah huruf.

• Tanda hubung digunakan untuk merangkai unsur Bahasa Indonesia dengan unsur bahasa daerah atau bahasa asing.
• Tanda hubung digunakan untuk menandai bentu terikat menjadi objek bahasan

Penggunaan Tanda Tanya (?)

• Tanda tanya digunakan pada selesai kalimat tanya.
• Tanda tanya digunakan di dalam tanda kurung untuk menyatakan belahan kalimat yang disangsikan atau yang kurang mampu dibuktikan kebenarannya.

         Contoh :         Monumen Nasional mulai dibangun pada tahun 1961 (?).

Penggunaan Tanda Seru (!)

• Tanda seru digunakan untuk mengakhiri ungkapan atau pernyataan yang berupa ajakan atau perintah yang menggambarkan kesungguhan, ketidakpercayaan, atau emosi yang kuat.

          Contoh :          Alangkah indahnya taman laut di Bunaken !

Penggunaan Tanda Petik ("...")

• Tanda petik digunakan untuk mengapit petikan langsung yang berasal dari pembicaraan, naskah, atau materi tertulis lain.

         Misalnya :

         "Merdeka atau mati!" seru Bung Tomo dalam pidatonya.

• Tanda petik digunakan untuk mengapit judul sajak, lagu, film, sinetron, artikel, naskah, atau belahan buku yang digunakan dalam kalimat.

         Misalnya : 

         Sajak "Pahlawanku" terdapat pada halaman 125 buku itu.

• Tanda petik digunakan untuk mengapit istilah ilmiah yang kurang dikenal atau kata yang mempunyai arti khusus.

         Misalnya :

         "Tetikus" komputer ini sudah tidak berfungsi.

          Dilarang menunjukkan "amplop" kepada petugas!

Penggunaan Tanda Kurung [(...)]

• Tanda kurung digunakan untuk mengapit tambahan keterangan atau penjelasan.
• Tanda kurung digunakan untuk mengapit keterangan atau penjelasan yang bukan belahan utama kalimat.
• Tanda kurung digunakan untuk mengapit karakter atau kata yang keberadaannya di dalam teks mampu dimunculkan atau dihilangkan.
• Tanda kurung digunakan untuk mengapit karakter atau angka yang digunakan sebagai penanda pemerincian.

         Misalnya :

         Faktor produksi menyangkut (a) materi baku, (b) biaya produksi, dan (c) tenaga kerja.

5 Syarat Paragraf Yang Baik Dan Belum Diketahui

DAFTAR ISI

1. Pengertian Paragraf
2. Ciri Paragraf
3. Contoh Paragraf Dengan Kalimat Pengembang Mayor dan Minor
4. 5 Syarat Paragraf Yang Baik dan Belum Diketahui
5. Contoh Paragraf Yang Tuntas

Pengertian Paragraf

Dalam KBBI V, Paragraf dan alinea mempunyai arti yang hampir sama. Paragraf berati potongan potongan dalam suatu karangan (biasanya mengandung satu wangsit pokok dan penulisannya dimulai dengan garis baru). Alinea. Dalam lema terpisah, alinea berarti potongan wacana yang mengungkapkan satu pikiran yang lengkap atau satu tema ditandai oleh jarak baris yang lebihh lebar atau awal baris yang menjorok ke dalam atau jarak spasi yang lebih, sedangkan wacana yaitu satuan bahasa terlengkap yang direalisasikan dalam bentuk karangan atau laporan utuh.

Paragraf merupakan sarana penuangan gagasan, perasaan, pengalaman penulis yang disusun dengan rangkaian kata yang runtut dalam satu kesatuan bentuk yang padu sehingga ajaran itu mampu dipahami oleh pembaca dengan mudah.

Ciri Paragraf

Sebuah paragraf terdiri atas sebuah gagasan pokok dan kalimat pengembang. Gagasan pokok harus dilengkapi dengan kalimat pengembang atau penjelas yang berfungsi menjelaskan dan menguraikan gagasan pokok.

Kalimat pengembang ini disebut kalimat pengembang mayor dan kalimat pengembang minor.
Kalimat pengembang mayor langsung berhubungan dengan gagasan utama, sedangkan kalimat pengembang minor berkaitan dengan gagasan utama melalui kalimat pengembang mayor.

Contoh Paragraf Dengan Kalimat Pengembang Mayor dan Minor.

Kalimat topik : Banyak manfaat yang mampu diperoleh dari pohon kelapa.
Kp mayor       : Batang dan daunnya sangat berguna untuk materi bangunan.
Kp mayor       : Buah yang sudah renta diambil santannya untuk diolah menjadi minyak goreng.
Kp minor        : Dengan teknologi, santan juga mampu diolah menjadi bubuk sebagai materi gabungan lipstik
Kp mayor       : Sementara, buah yang masih muda biasanya dinikmati sebagai minuman segar.
Kp minor        : Bahkan, konon air kelapa muda mampu menjadi obat penawar racun yang ampuh.

Nah ternyata suatu paragraf bukan saja terdiri dari kalimat utama atau topik dan kalimat penjelas atau pengembang tapi juga terdapat kalimat pengembang mayor dan kalimat pengembang minor.

Selama ini yang sering disebutkan tetang syarat paragraf hanya ada 3 yaitu Kesatuan, Kepaduan, dan keruntutan. Padahal syarat untuk menjadi sebuah paragraf yang baik itu ada 5. berikut penjelasannya.

5 Syarat Paragraf Yang Baik dan Belum Diketahui

• Kesatuan

Paragraf yang baik haruslah mempunyai satu gagasan utama. artinya, dalam sebuah paragraf mungkin terdapat beberapa gagasan pemanis atau kalimat penjelas, tetapi gagasan-gagasan itu harus terfokus pada satu gagasan utama atau kalimat topik sebagai pengendali.

Apa itu kalimat topik? 

Kalimat topik yaitu kalimat yang berisi final dari paragraf tersebut.

Apa itu kalimat penjelas?

Kalimat penjelas merupakan kalimat yang berisi penjelasan tentang kalimat topik tadi.

Nah, jikalau prinsip ini sudah terpenuhi maka paragraf itu telah mempunyai kesatuan.

Kesatuan dalam sebuah paragraf hanya akan terbentuk apabila informasi-informasi dalam paragraf itu tetap dikendalikan oleh gagasan utama.

• Kepaduan

Paragraf mampu dikatakan baik tidak saja karena gagasan utama tunggal, tetapi juga karena kalimat-kalimat dalam paragraf itu terjalin dengan baik. Dengan demikian, kalimat-kalimat di dalam paragraf itu terpadu, berkaitan satu sama lain, untuk mendukung gagasan utama. Dengan adanya keterkaitan, pembaca simpel untuk memahami maksud dari penulis. Boleh jadi sebuah paragraf sudah memenuhi syarat kesatuan, tetapi belum mampu disebut sebagai paragraf yang padu.

• Ketuntasan

Syarat yang satu ini mungkin yang belum banyak orang mengetahuinya. Paragraf yang baik yaitu paragraf yang tuntas.
Apa itu paragraf yang tuntas?
Paragraf yang tuntas artinya di dalam paragraf itu telah meliputi semua yang diperlukan untuk mendukung gagasan utama. Sehingga pembaca tidak bertanya-tanya lagi tentang maksud dari paragaf tersebut.
Bagaimana paragraf yang dikatakan tuntas?
Ada beberapa paragraf yang panjang, tetapi belum tuntas. Bisa jadi juga paragrafnya pendek tapi sudah tuntas. Contohnya saat kita membuat paragraf penutup surat. Sudah mampu dipastikan bahwa paragraf itu tuntas.

Contoh Paragraf Yang Tuntas:

Kalimat topik : Ada beberapa cara yang mampu digunakan untuk mencegah penyebaran demam berdarah.
Kp mayor       : Salah satu cara yaitu memberantas daerah berkembang biak nyamuk.
Kp minor       : Seperti kita ketahui bersama, nyamuk demam berdarah biasanya berkembang biak di air yang menggenang.
Kp minor       : Oleh karena itu, benda-benda yang mampu menampung air harus dikubur dalam tanah, bak-bak penampungan air harus ditutup, dan selokan-selokan yang tersumbat harus dialirkan.
Kalimat topik  : Dengan demikian, perkembangbiakan nyamuk-nyamuk itu mampu dicegah.

• Keruntutan

Urutan penyajian informasi dalam paragraf yang baik mengikuti tata urutan tertentu. ada beberapa model urutan penyajian informasi dalam paragraf. Dan tiap-tiap model mempunyai kelebihan masing-masing. Model-model urutan itu yaitu urutan waktu, tempat, umum-khusus, pertanyaan dan jawaban, dan urutan sebab-akibat.

Paragraf disebut runtut jikalau penulis menyajikan informasi secara urut, tidak melompat-lompat sehingga pembaca simpel mengikuti jalan pikirannya. 

Jika paragraf menggunakan model urutan tempat, misalnya, sebaiknya informasi tentang objek disajikan secara horisontal, seperti pandangan mata penulis bergerak dari kiri ke kanan, atau sebaliknya. Boleh juga secara vertikal dari bawah ke atas atau sebaliknya. Yang penting yaitu bahwa informasi disajikan secara berurut.

• Konsistensi Sudut Pandang 

Sudut pandang yaitu sutu teknik yang digunakan pengarang dalam menampilkan pelaku dalam ceritanya. Ada tigas macam sudut pandang yaitu sudut pandang orang pertama, orang kedua dan orang ketiga. Agar sebuah paragraf mampu dipahami pembaca, penulis harus konsisten menggunakan sudut pandang orang tertentu dalam menulis sebuah paragraf. Konsistensi sudut pandang merupakan syarat terbentuknya sebuah paragraf yang baik.

Perhatikan contoh paragraf berikut!

Seperti kita ketahui bersama, tidak simpel mengendalikan anak laki-laki kita yang sedang pubertas. Ulahnya beragam dan seringkali sangat menjengkelkan. Sebagai orang tua, anda mungkin mempunyai pengalaman yang menarik untuk menangani persoalan itu. Kemukakanlah pengalaman anda melalui rubrik ini. Mungkin pengalaman anda mampu membantu orang renta lain dalam mengatasi persoalan anak-anaknya.

Nah. silakan disimpulkan apakah paragraf di atas konsisten dengan sudut pandang atau belum. itulah 5 Syarat Paragraf Yang Baik dan Belum Diketahui. Terima kasih, semoga bermanfaat.

 

 Demikian yang terbaru, terkait dengan Materi Bahasa Indonesia dan Surat Menyurat Lengkap

Share this post