Tips Cepat Mudah Entri Nis Lokal Dalam Emis

Tips cepat dan mudah entri NIS Lokal dalam Formulir Excel EMIS boleh dibilang trik sederhana yang sudah lama. Trik excel yang bagi banyak Operator Madrasah dibilang 'es teh' (sebuah ungkapan Jawa Slank yang berarti 'sangat biasa').

Namun harus diakui, masih terdapat teman-teman Operator EMIS di Madrasah yang tidak mengetahui trik sederhana ini.

Dalam melaksanakan entri NIS lokal, mereka masih mengerjakan secara manual. Dalam arti menuliskannya satu persatu! Tanpa mengetahui bahwa excel memiliki kemampuan yang luar biasa dalam mempermudah banyak sekali pekerjaan pengolahan data termasuk salah satunya mengentri NIS Lokal Madrasah dalam Formulir Pendataan EMIS Madrasah.

Sebagaimana diketahui, NIS Lokal Madrasah terdiri atas 18 digit angka. Kedelapanbelas digit tersebut terdiri atas 12 digin NSM (Nomor Statistik Madrasah), 2 digit Tahun Masuk Siswa, dan 4 digit Nomor Urut Siswa. 12 digit NSM tentunya berisikan angka yang sama pada semua siswa dalam satu Ra/Madrasah. 2 digit Tahun Masuk Siswa pun tentunya sama pada siswa-siswa yang seangkatan. Sedangkan 4 digit Nomor Urut tentunya berurutan.

Delapan belas digit angka ini tentu menjadi pekerjaan yang melelahkan dan menjemukan kalau harus dientri secara manual satu persatu. Berbeda kalau kita melakukannya dengan memakai formula (rumus) menggabungkan kata yang dipunyai excel. Pekerjaan entri NIS Lokal tersebut akan menjadi lebih cepat, mudah, dan praktis.

Baca juga : Formulir Pendataan Emis Tahun Pelajaran 2016/2017

Entri NIS Lokal EMIS dengan Formula Menggabungkan Kata Excel

Terdapat beberapa fungsi (rumus) untuk menggabungkan kata pada excel yang bisa dipakai dalam mempermudah penulisan NIS Lokal pada formulir EMIS. Dua diantara formula tersebut yaitu:

1. menggunakan Concatenate 
2. menggunakan simbol ampersand (&)

Dan kita akan pelajari kedua-duanya.

Sebelumnya kita buka workbook (dokumen) gres di excel. Kita tidak bisa memakai Formulir Pendataan EMIS pribadi alasannya yaitu form ini telah diprotect. Buat menyerupai teladan ini.

1. Memanfaatkan Simbol Ampersand (&)

Setelah menciptakan dokumen (workbook) gres dan menyalin daftar siswa jangan lupa menambahkahkan kolom NSM, Tahun Masuk, Nomor Urut, dan NIS Lokal.

1. Isikan NSM , Tahun Masuk, dan Nomor Urut pada siswa di baris pertama.
2. Sedangkan NSM , Tahun Masuk, dan Nomor Urut pada siswa di baris berikutnya tinggal kita salin dengan melaksanakan drag ke bawah.
3. Pada kolom NIS, kita tuliskan rumus excel =C3&D3&E3 
1. C3 yaitu cell kolom NSM baris pertama
2. D3 adalah cell kolom Tahun Masuk baris pertama
3. E3 adalah cell kolom Nomor Urut baris pertama
4. Rumus tersebut bisa kita tulis manual atau bisa kita tulis dengan cara menyerupai ini: Ketik tanda "=" kemudian klik cell kolom 'NSM baris pertama', kemudian kita ketik tanda "&", kemudian kita klik cell kolom 'Tahun Masuk baris pertama', kemudian kita ketik tanda "&", kemudian kita klik cell kolom 'Nomor Urut baris pertama'
5. Jika sudah klik "ENTER"
6. Muncul lah NIS Lokal yang terdiri atas 18 digit
7. Untuk menciptakan NIS pada baris berikutnya, silakan klik cell kolom 'NSM baris pertama' kemudian letakkan pointer (tanda mouse) di pojok kanan bawah cell sampai pointer berkembang menjadi 'plus hitam' kemudian drag (tarik ke bawah sambil tetap diklik) sampai ke cell terakhir.
8. NSM pun tersalin semua
9. Lakukan hal yang sama pada kolom 'Tahun Masuk'
10. Sedangkan pada kolom No Urut, alasannya yaitu kita menginginkan angka yang berurutan (tidak sama) maka cara menyerupai pada nomor 7 ditambah dengan menekan tombol CTRL pada keyboard.
11. Selanjutnya lakukan hal menyerupai langkah ketujuh pada kolom 'NIS Lokal"
12. Akhirnya kita dapatkan NIS Lokal kesemua siswa dalam waktu yang singkat, tampa perlu mengetik satu persatu, dan tentunya sangat praktis. 

Langkah terakhir tentunya NIS itu tinggal kita copy ke Formulir EMIS. Jangan lupa ketika mempaste, gunakan Paste Value.

Agar lebih paham langkah-langkahnya, simak video tutorial berikut ini.

2. Memanfaatkan Fungsi Concatenate

Selain dengan memanfaatkan fungsi simbol ampersand (&), bisa juga memakai fungsi concatenate.

Langkah-langkahnya hampir sama. Hanya saja rumus yang dituliskan yaitu =CONCATENATE(C3,D3,E3)

Simak gambar bergerak berikut ini.

Tips ini bisa juga dipakai untuk mengisikan NIK (karena umumnya beberapa digit awal NIK angkanya sama, terutama yang berdomisili sama), Nomor Ijazah, dan lain-lain.

Tinggal pilih, pakai rumus =C3&D3&E3 atau =CONCATENATE(C3,D3,E3)

So, dengan memanfaatkan fungsi menggabungkan kata yang dimiliki oleh excel (baik menggunakan Concatenate ataupun simbol ampersand), tentunya operator tidak perlu mengentri data NIS Lokal satu persatu. Ini menciptakan pekerjaan menjadi lebih efisien, praktis, cepat, dan akurat.

Semoga tips mudah entri NIS Lokas dalam EMIS ini bermanfaat.

Share this post